PANDUAN MENJAGA ‘BOOKKEEPING’ DENGAN BETUL

Assalammualaikum & Salam Sejahtera

Mengikut statistik daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) pada tahun 2017, purata satu hari syarikat didaftarkan adalah sebanyak 100 buah. Selepas setahun, 18 buah syarikat sahaja yang memperbaharui SSM mereka. Selepas 3 tahun, hanya 3 buah syarikat sahaja yang bertahan dan memperbaharui SSM mereka. Kebanyakan mereka tidak mampu berdaya saing dan tidak mampu bertahan dalam dunia perniagaan. Antara salah satu penyebab hal ini berlaku adalah kerana tidak menguruskan prakaunan syarikat dengan baik.

Tidak dapat dinafikan lagi bahawa kebanyakan usahawan yang baru bermula tidak ada ilmu dalam pengurusan perakaunan. Ada yang mengambil inisiatif meng-upgrade ilmu dengan pergi ke kursus-kursus percuma ataupun berbayar yang ditawarkan di pasaran. Tetapi, apabila pulang dari kursus mereka masih lagi blur dan tidak faham dengan jelas tentang terms yang terdapat dalam perakaunan.

Sebenarnya, untuk menjaga kewangan dan akaun syarikat tidaklah begitu sukar. Cukup hanya dengan faham tentang terms yang digunapakai dalam perakaunan. Bila dah faham, mudahlah untuk proses implementasi. Untuk usahawan yang baru mula berbisnes, anda perlu menjaga bookkeeping syarikat anda.

Apa itu bookkeeping? Bookkeeping merupakan rekod segala transaksi kewangan. Setiap keluar dan masuk wang ke dalam akaun syarikat anda harus mempunyai rekod. Rekod ini sangat penting terutama ketika melakukan proses audit syarikat. Anda cuma perlu faham lima dokumen sahaja dalam bookkeeping.  Antaranya ialah Quotation, Purchase Order (PO), Payment Voucher (PV), Invoice dan Receipt. Mudah bukan? Tetapi masih ramai yang keliru dengan terms yang ada dalam bookkeeping. Lihat rajah dibawah untuk pemahaman lanjut.

Bagaimana pula kelima-lima dokumen ini berfungsi? Ini juga menjadi pesoalan kepada usahawan yang baru dalam arena perniagaan. Kelima-lima dokumen ini berlaku dalam dua bentuk aliran. Aliran yang pertama berlaku antara pembeli dan penjual. Aliran yang kedua berlaku antara penjual dan pembekal (supplier). Lihat rajah berserta penerangan dibawah.

Aliran pertama (Pembeli & Penjual)

  1. Pembeli berminat dengan produk/servis ditawarkan. Minta Quotation/sebut Harga dari penjual.
  2. Penjual mengeluarkan Quotation/Sebut Harga kepada pembeli.
  3. Pembeli bersetuju membeli produk/servis.
  4. Penjual mengeluarkan Invois untuk meminta bayaran.
  5. Pembeli membuat pembayaran.
  6. Penjual mengeluarkan resit kepada pembeli.

Aliran kedua (Penjual & Pembekal)

  1. Penjual memesan stok daripada pembekal. Penjual menghantar PO kepada pembekal.
  2. Pembekal mengeluarkan Invois untuk meminta bayaran.
  3. Penjual membuat pembayaran kepada pembekal. Penjual merekodkan PV (baucar pembayaran) sebagai bukti transaksi keluar wang dari akaun syarikat.
  4. Pembekal mengeluarkan resit kepada penjual.

Itulah serba ringkas penerangan tentang penggunaan kelima-lima dokumen dalam bookkeeping. Dengan hanya menjaga bookkeeping ini anda akan dapat mengelakkan masalah kebocoran kewangan syarikat anda. Pastikan juga segala rekod syarikat ini sama dengan jumlah transaksi daripada bank syarikat anda. Apabila bookkeeping syarikat anda dijaga dengan baik, maka urusan audit juga mudah. Banyak lagi terms perakaunan yang perlu anda tahu dan fahami tetapi sebagai usahawan yang baru bebisnes cukuplah dengan memahami bookkeeping dahulu.  

This Post Has One Comment

  1. Mutaurah Musak

    Alhamdulillah, info yang mudah untuk difahami

Leave a Reply to Mutaurah Musak Cancel reply